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Elektronische Rechnungen (E-Rechnung)

3. Januar 2017

Eine elektronische Rechnung ist ein elektronischer Beleg, der die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat wie eine Rechnung auf Papier. Zur Gewährleistung der Sicherheit muss die E- Rechnung dem Empfänger digital signiert übermittelt werden. Die elektronische Signatur fügt der Service-Provider der E-Rechnung an. Sie garantiert die Echtheit, Herkunft und Unveränderbarkeit der übermittelten Daten. In der Praxis werden elektronische Rechnungen häufig als unsignierte PDF-Dateien online bereitgestellt oder per E-Mail versendet. Es ist zu betonen, dass versendete Rechnungen im PDF-Format nicht automatisch E-Rechnungen sind. Nur wenn die PDF-Rechnung eine elektronische Signatur aufweist, ist sie auch eine E-Rechnung. Gesetzliche Grundlagen für die E- Rechnung finden sich insbesondere im Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), in der Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV), bei den Regelungen zur kaufmännischen Buchführung (Art. 957 ff. OR), in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), in der Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (ElDI-V) und in den technischen und administrativen Vorschriften der ESTV vom 01. November 2007. In der Praxis wird eine E-Rechnung meist als PDF/A versendet. Das PDF/A ist ein signiertes Dokument, wird das PDF nachträglich durch eine Manipulation verändert, würde das Siegel sofort brechen und die Manipulation wird ersichtlich. Zusätzlich kann über die Signatur auch der Absender nachgeprüft werden, was Betrugsversuche durch falsch versendete Rechnungen einfacher erkennbar macht.

Relevant ist der Nachweis einer Transaktion und Verbuchung einer Rechnung im B2B Bereich vor allem in Bezug auf den Vorsteuerabzug bei der MWST. Im MWSTG gilt jedoch der Grundsatz der Beweismittelfreiheit, diesen Grundsatz stellt die ESTV nun über das Erfordernis einer Signatur. Die ESTV muss bei jedem Beweismittel prüfen, ob dieses die geltend gemachte Tatsache (z.B. Vorsteuerabzug) tatsächlich belegen kann. Liegt für einen bestimmten Sachverhalt bloss ein Beweismittel vor, so muss dieses eindeutig sein (z.B. Original-Belege oder elektronisch signierte Belege). Liegt dieses eindeutige Beweismittel nicht vor, kann sich aus dem Gesamtbild mehrerer Beweismittel trotzdem ein eindeutiger Beweis ergeben. Somit ist eine Signatur gemäss der angepassten Praxis der ESTV nicht zwingend notwendig. Die Folgen der Beweislosigkeit trägt jedoch diejenige Person, die nach dem Gesetz den Beweis zu erbringen hat. Das Risiko, dass mit einem unsignierten Belege der Beweis nicht erbracht werden kann, verbleibt beim Unternehmen. Wenn immer möglich, sollte daher ein eindeutiges Beweismittel vorhanden sein und aufbewahrt werden. Eindeutig sind die Original-Belege oder elektronisch signierte Belege.

Bei übermittelten und aufbewahrten Daten, die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, muss unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegen, der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit erbracht werden. Bei elektronischen Daten ist dieser Nachweis insbesondere dann erbracht, wenn die elektronischen Daten digital signiert sind. Eine digitale Signatur bietet den besten Schutz vor nicht feststellbaren Veränderungen. Aufgrund des Grundsatzes der Beweismittelfreiheit kann der Nachweis des Ursprungs und der Unveränderbarkeit aber auch dann als erbracht angenommen werden, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957a OR eingehalten sind.

Weitere Informationen zur E-Rechnung finden Sie hier

 

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