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Elektronisch archivieren

10. Januar 2017

Es gibt verschiedene Gründe, weshalb Daten archiviert werden. Dazu zählen etwa gesetzliche Vorschriften (handelsrechtliche oder steuerrechtliche Pflichten), die Speicherung von Know-How, um Geschäftsvorfälle belegen zu können (z.B. in Haftung- oder Strafverfahren) oder weil die Daten zu einem späteren Zeitpunkt vielleicht noch einmal nützlich sein könnten. Unternehmen steht es offen, ob sie sich für eine traditionelle Archivierung (mit Papierbelegen) oder eine E-Archivierung entscheiden wollen. Momentan findet eine Entwicklung vom manuellen papiergetriebenen Prozessablauf hin zur elektronischen Lösung statt. Gemischte Archive werden dabei zur Regel. Dabei besteht einerseits die Gefahr, dass doppelt archiviert wird (Gefahr der Redundanz) und andererseits, dass die Archive nicht einheitlich und somit nicht auf dem aktuellsten Stand oder lückenhaft sind. Die Lösung besteht in einer detaillierten Verfahrensdokumentation, welche die organisatorische Struktur, den Prozess und die Verantwortlichkeiten umschreibt.

Von der elektronischen Archivierung ist die elektronische Aufbewahrung abzugrenzen. Damit eine elektronische Archivierung vorliegt, müssen die Informationen systematisch inventarisiert und vor unbefugten Zugriff geschützt sein (Art. 8 GeBüV). Die Zugriffe und Zutritte müssen aufgezeichnet werden, damit die Nachvollziehbarkeit stets gewährleistet ist. Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Integrität, Art. 3 GeBüV). Zur Aufbewahrung zulässige Informationsträger sind unveränderbare Informationsträger sowie unter bestimmten Voraussetzungen auch veränderbare Informationsträger (vgl. dazu Art. 9 GeBüV). Der Nachweis des Ursprungs und der Unveränderbarkeit muss erbracht werden. Bei elektronischen Daten ist dieser Nachweis insbesondere dann erbracht, wenn die elektronischen Daten digital signiert sind. Das revidierte ZertES hat hierbei durch die erweiterten Möglichkeiten (bspw. elektronisches Siegel) und der Vereinfachung der Handhabung für Unternehmen, neue Möglichkeiten geschaffen. Es kann jedoch auch auf eine Software – Lösung gesetzt werden, welche alle Änderungen aufzeichnet und loggt. Dadurch kann ebenfalls der Nachweis erbracht werden, dass ein Dokument nicht verändert wurde. Im Gegensatz zu bspw. einem signierten PDF, wird ein Export eines durch eine Software gesicherten Dokuments schwieriger, da der Nachweis auch ohne die Software erbracht werden muss. Es müssen in diesem Fall auch die Log-Files aus der Software exportiert werden, damit der Nachweis der Unveränderbarkeit weiterhin erbracht werden. Die beste Lösung muss daher jeweils auf das Unternehmen bezogen evaluiert werden.

Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, handelt es sich bloss um eine elektronische Aufbewahrung. Aus Beweisgründen sollten Unternehmen die elektronische Archivierung der elektronischen Aufbewahrung vorziehen.

Neben den Buchführungs- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten müssen die elektronischen Dokumente im schlechtesten Fall als Beweismittel verwendet werden können. Dabei kann durch den Medienbruch ein Beweisproblem entstehen, bspw. wenn es auf die Unterschrift auf dem Dokument ankommt. So hat das Bundesgericht in einem aktuellen Urteil die Zulässigkeit eines grafologischen Gutachtens anhand einer digitalisierten Kopie verneint. Da das Original nach der Digitalisierung vernichtet wurde, konnte es nicht mehr als Beweis beigebracht werden. Um dieses Risiko zu vermeiden, sollten Belege, auf denen die Unterschrift oder andere Merkmale des Originaldokuments wesentlich sind, nicht vernichtet, sondern weiterhin im Original archiviert werden.

From → Allgemein

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